In Deutschland gibt es ein Arbeitszeitgesetz, welches das Einhalten von bestimmten Arbeitszeiten vorschreibt. Jedoch gibt es weiterhin keine eindeutige Anweisung nach deutschem Recht zur Zeiterfassung.
Laut Urteil vom 14. Mai 2019 des europäischen Gerichtshofs müssen die europäischen Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Dieses System soll im Unternehmen die Arbeitszeit erfassen und dokumentieren.
Da dieses Urteil noch nicht in nationales deutsches Recht übernommen wurde, haben Sie momentan die Wahl wie und ob Sie die Arbeitszeiten erfassen. Das heißt, Sie können frei wählen, welches System Sie verwenden.
Aber Achtung: Es ist zu empfehlen sich vorsichtshalber bereits jetzt um die Erfassung zu kümmern. Seien Sie vorbereitet auf das kommende Gesetz!
Flexibel die Zeiten erfassen
Mit der PACS Projektzeiterfassung und den verschiedenen Arten der Erfassung sind Sie gut vorbereitet. Eine Erklärung zu den unterschiedlichen Varianten finden Sie in unserem Blogartikel zur flexiblen Projektzeiterfassung.
Wenn die Art der Erfassung gesetzlich festgelegt wird, können Sie mit unserer PACS Software flexibel reagieren.
Sind Sie vorbereitet auf mögliche Gesetze zur Arbeitszeiterfassung?
Als Software für Projektzeiterfassung ist es unser Anliegen Ihnen zu ermöglichen, Gesetze zu Arbeitszeiten und deren Erfassung einzuhalten. Wie bereits gesagt, gibt es noch kein konkretes Gesetz zur Zeiterfassung in Deutschland. Jedoch könnte es bald soweit sein.
Durch die Einführung eines Zeiterfassungssystems kann das Unternehmen überwachen, dass die Pausen und die (durchschnittliche) Wochenarbeitszeit eingehalten wird. Diese sind bereits gesetzlich vorgeschrieben.
Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes
Zum einen gibt es eine gesetzliche Regelung, die die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag auf ein Maximum begrenzt. Sie dürfen täglich nicht mehr als 8 Stunden arbeiten. Ausnahmen gibt es beispielsweise, wenn Ihre durchschnittliche Arbeitszeit der letzten Wochen nicht über 8 Stunden beträgt (§3 ArbZG).
In dem Arbeitszeitgesetz sind ebenso gesetzliche Pausenregelungen festgelegt. Bei einer Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden ist eine gesetzliche Pausenzeit von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Sobald Sie mehr als 9 Stunden arbeiten, stehen Ihnen mindestens 45 Minuten zu (§4 ArbZG).
Maximale Arbeitszeit einhalten – auch im Homeoffice
Können Sie diese gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben durch die Zeiterfassung in PACS überprüfen? Ja! Sie können dies auch als Mitarbeiter selbst kontrollieren.
Wenn Sie bei der Erfassung der Zeiten die gesetzlichen Vorgaben nicht einhalten, können Sie die Arbeitszeiten nicht speichern. So können das Unternehmen und die Mitarbeiter sich sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Aber auch die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten kann in PACS abgebildet werden. Dazu ist es notwendig, dass Sie zu der gebuchten Arbeitszeit bzw. Anwesenheitszeit die vorgeschriebenen 30 oder 45 Minuten Pausenzeit erfassen.
Sie verteilen die Pausen lieber auf den ganzen Tag? Das ist in PACS auch möglich. Es ist egal, ob Sie die Pausen auf mehrere 15 Minuten Pause aufteilen oder nicht. Es ist nur notwendig, dass Sie nach 6 Arbeitsstunden eine Ruhepause von insgesamt 30 Minuten eingelegt haben. Erfassen Sie dann keine Pausenzeit, benachrichtigt Sie die PACS Software direkt.
100% Einhaltung der rechtlichen Vorgaben
Wie bereits gesagt, können Sie PACS so konfigurieren, dass die Software die arbeitsrechtlichen Gesichtspunkte bei der Zeiterfassung berücksichtigt. Wie die Erfassung inklusive Überprüfung der einzelnen Zeiten funktioniert? Mit PACS ganz einfach.
Die Software summiert dazu Ihre erfassten Einzelpositionen mit Arbeitszeiten und Pausenzeiten. Die Berechnung der gebuchten Projektzeiten erfolgt anhand der Start- und Endzeiten der verschiedenen Einträge pro Projekt.
Die Summe der erfassten Pausenzeiten ergibt sich zum einen aus dem direkten Zeiteintrag im Feld “Pause”. Zum anderen wird die nicht zugeteilte Zeit zwischen dem letzten Eintrag des einen Projektes und dem ersten Eintrag des nächsten Projektes dazu gerechnet.
Die Prüfung der gesetzlichen Pausenzeit kann, alternativ zu diesen Projektzeit-Einträgen, auch mit der Anwesenheitszeit pro Tag verglichen werden. Dabei müssen Sie neben den Projektzeiten auch Ihre Anwesenheitszeiten pflegen, bestehend aus den eingetragenen Uhrzeiten für ‚Kommen, Gehen und Pause‘.
Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes einfach kontrollieren
Mit PACS können Sie also unternehmensweit einheitlich und formal überprüfen, ob die maximal erlaubte Anzahl an Arbeitsstunden und Mindestlänge an Pausen eingehalten wurden.
Dazu können Sie beispielsweise die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten in der System-Konfiguration aktivieren.
Wichtiger Aspekt für Mitarbeiter: Die Pausen werden in PACS normalerweise so erfasst, dass sie nicht vergütet werden. Dies sollten die Mitarbeiter bei der Zeiterfassung beachten.
Wie können Sie die Zeiten auf ihre Richtigkeit bei einem Projekt kontrollieren?
Die inhaltliche Richtigkeit erfasster Zeiten kann je nach Blickwinkel unterschiedlich interpretiert werden. PACS stellt daher bedarfsabhängig unterschiedliche Instrumente zur Kontrolle zur Verfügung. Dabei ist es egal, ob Sie in der App oder online im Browser Ihre Zeiten buchen. Die definierten Prüfungsmöglichkeiten sind gleich für alle Eingabeoberflächen.
Sie können die Erfassung der Zeiten direkt bei der Eingabe durch die Software kontrollieren lassen. Dabei können Sie verschiedene Kriterien zur Prüfung definieren. Zum Beispiel kann hier überprüft werden, ob die Arbeitszeit die maximal erlaubten 8 Stunden übersteigt.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit der inhaltlichen und qualitativen Kontrolle der erfassten Projektzeiten durch einen Vorgesetzten oder Projektleiter.
Fixe Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag für einen Kunden
Die Definition kann auch nach Vereinbarung mit dem Kunden festgelegt werden. Zum Beispiel, dass Sie als Mitarbeiter maximal 8 Stunden pro Tag auf dem Projekt als verrechenbare Leistung buchen dürfen. Die darüberhinausgehenden Zeiten dürfen Sie dann nur noch als nicht verrechenbare Leistungen (NVL) erfassen.
PACS bietet allerdings auch eine Alternative zu dieser 8-Arbeitsstunden-Prüfung direkt bei der Erfassung an. Diese entsprechende Funktion greift aber erst bei der Projektabrechnung. Wenn Sie bei einem Projekt die ‚8-Stunden-Tagesdeckel-Prüfung‘ aktiviert haben, trennt das System die darüberhinausgehenden Zeiten automatisch. Sie werden durch diese zentrale Funktion bei der Erfassung der Projektzeiterfassung & Projektabrechnung entlastet.
Prüfung und Genehmigung der Projektzeiten
Zusätzlich können Sie im PACS Workflow die erfassten Arbeitszeiten durch einen Projektleiter oder Vorgesetzten genehmigen lassen. Dazu müssen Sie zunächst die Zeiten zur Prüfung einreichen. Diese werden anschließend durch den Vorgesetzten bzw. Projektleiter genehmigt. Beide Arbeitsschritte werden mit Hilfe von farblich unterschiedlichen Fähnchen bei den einzelnen Zeiteinträgen dokumentiert. Wie dieser Workflow genau abläuft, können Sie in unserem Blogartikel zu Genehmigungen von Projektzeiten nachlesen.
