Im PACS System können Sie Projekte, Rechnungen und Belege verwalten bzw. in verschiedenen Währungen erfassen. Um alle Eingaben auch über eine gemeinsame Währung ausgeben zu können (beispielsweise in Euro), benötigen Sie eine Verwaltung für Wechselkurse.
Wechselkurse ändern sich in regelmäßigen Abständen und das muss entsprechend gepflegt werden. Dies können Sie in PACS durch einen manuellen Eintrag der Kurse realisieren. Oder Sie nutzen unsere neue Funktion zum Wechselkursimport aus veröffentlichten Kurstabellen der Federal Reserve System (FED) und der Europäischen Zentralbank (EZB).
Diesen Import können Sie ebenfalls manuell anstoßen. Aber Sie haben auch die Möglichkeit, mit dem neuen Modul diesen Import regelmäßig vom PACS System ausführen zu lassen.
In jedem Fall können Sie sich einfach und schnell um die Wechselkurse kümmern.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen gerne erläutern, wie Sie den Import der Wechselkurse erfolgreich durchführen können.
Wechselkurse einfach verwalten & pflegen
Die PACS Software-Funktion hilft allen, die internationale Projekte in der Kundenwährung verwalten und abrechnen. Um dann als Unternehmen den Überblick zu behalten zum Umfang aller Projektaufträge, Budgets oder Offene-Posten, ist die Umrechnung von unterschiedlichen Projektwährungen in eine zentrale Unternehmenswährung unerlässlich.
Aber genau diese Pflege möglicher Wechselkursvarianten zu unterschiedlichen Zeitpunkten kann eine Herausforderung sein. Es kann beispielsweise auch umständlich sein, daran zu denken, alle „Wechselkurspärchen“ korrekt und vollständig auszuwählen oder den richtigen Wechselkurs mit korrektem Gültigkeitsdatum einzutragen.
Aus diesem Grund hat PACS diese Bedienung für Sie optimiert. Sie müssen nur die für Ihr Unternehmen relevanten Währungen festlegen und für den Wechselkursimport die gewünschte Quelle (EZB oder FED) sowie den benötigten Turnus (einmal in der Woche oder Monat) festlegen. Wenn diese Strukturen stehen, wird es für Ihr Backoffice einfach, die Wechselkursdaten aktuell zu halten.
Wo können in PACS unterschiedliche Währungen relevant sein?
In PACS wird zwischen verschiedenen Währungen unterschieden, die jeweils speziell für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Die zentrale Währung, über die Ihr Unternehmen gesteuert wird, wird in PACS als Leitwährung bezeichnet. Sie wird in der System-Konfiguration im Register WÄHRUNG festgelegt. Mit dieser Leitwährung können alle Beträge in projektübergreifenden Auswertungen einheitlich dargestellt werden.
Die Projektwährung hingegen ist die Hauptwährung Ihres Projektes bzw. Auftrages. Sie können diese in PACS direkt beim Projekt unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN definieren. Damit legen Sie fest, dass der Auftrag, aber auch alle Leistungen (Stunden- bzw. Tagessätze), Sachkosten und Rechnungen in der Projektwährung gepflegt werden.
Schließlich gibt es noch die Belegwährung, in der Sie Ihre Reisekosten und Sachkosten (zu Projekten) erfassen können. Die Belegwährung wird vorbestimmt durch die Kostensatz-Vorlage im Kostenarchiv. Damit werden beispielsweise für Projekte in Schweizer Franken alle Kostensätze in CHF angezeigt und alle Ausgaben bzw. Sachkosten sind auf diesem Projekt in CHF zu erfassen.
Wenn Sie allerdings zusätzlich die Funktion „Erfassen in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung“ aktiviert haben (erfolgt in der der System-Konfiguration unter ZEITEN & KOSTEN | ALLGEMEIN | REISEKOSTEN + SONST. LEISTUNGEN im Bereich Reisekosten), wird in der Reisekostenerfassung zusätzlich die Spalte „Währung“ eingeblendet.
Damit kann der Berater oder Ingenieur für ein Projekt (mit der Projektwährung CHF) die Ausgaben in Euro erfassen. Er muss nur die Währung EUR manuell auswählen und den Ausgabebetrag eintragen. In der PACS Software erfolgt über den Wechselkurseintrag automatisch die Umrechnung des Ausgabebetrages von EUR in CHF (zum Stichtag).
Mit diesen unterschiedlichen Währungen haben Sie in PACS eine flexible und effektive Möglichkeit Ihre unterschiedlichen Kosten bzw. Ausgaben zu pflegen und gleichzeitig aus Unternehmenssicht Ihre Budgets und Umsätze im Blick zu behalten.
Wie kann Ihr Unternehmen vom Wechselkursimport profitieren?
Durch den PACS Wechselkursimport können Sie auf vielfältige Weise profitieren. Zum einen spart der Wechselkursimport den Mitarbeitern Arbeitszeit, da sie nicht mehr manuell die Wechselkurse eintragen müssen.
Zum anderen bieten wir Ihnen die Option, die Währungskurse regelmäßig automatisch durch das PACS System importieren zu lassen. Dadurch müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern, regelmäßig zu gleichen Zeitpunkten, wie bspw. Anfang des Monates, die Währungen zu importieren.
Für derartige Aufgaben können Softwarefunktionen eine zuverlässige Unterstützung bieten. Sie erhalten immer die offiziellen und aktuellen Kurse im richtigen Turnus aus der gleichen Quelle (in diesem Falle von der EZB oder FED). Damit werden alle Informationen zu Ihren Projekten auf Basis der selben Kurse berechnet und Sie erhalten einheitliche und vergleichbare Auswertungen über alle Projekte hinweg.
Insgesamt bieten die neuen PACS Import-Funktion eine sehr hilfreiche Unterstützung. Besonders für Unternehmen, die internationale Projekte in verschiedenen Währungen umsetzen.
Wie können Sie die neue Software-Funktion implementieren?
Um die neue PACS Software-Funktion in Ihrem Unternehmen einzusetzen, müssen Sie mindestens die Version 12.7.0 installiert haben. Die Cloud-Kunden erhalten die Version automatisch. Alle anderen Kunden (On Premises) bitten wir, mit uns einen Termin für ein Update zu vereinbaren. Wenden Sie sich dazu an unser PACS Support-Team unter support@pacs-software.com.
Neben der Lizenz für die PACS Wechselkurs-Importfunktionen benötigen Sie auch eine Lizenz für das Add-On Fremdwährungen. Sofern Sie diese noch nicht besitzen, bitten wir Sie, sich an unseren PACS Support unter support@pacs-software.com zu wenden. Wir stellen Ihnen gerne die Lizenzen zur Verfügung (auch testweise) und helfen Ihnen bei allen Fragen und Anliegen weiter.
So richten Sie den automatischen Wechselkursimport ein
Um die Wechselkurse zu importieren, müssen Sie in der System-Konfiguration zu INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | KURSE gehen. Hier finden Sie ein Icon zum Importieren. Klicken Sie darauf, um das Fenster „Import“ zu öffnen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf „Neu“ klicken, können Sie in einer Zeile alle wichtigen Daten für den Import von Wechselkursen eingeben. Weitere Informationen zum Import finden Sie weiter unten in diesem Blog.
Das tatsächliche Ausführen des Imports erfolgt dann durch Klick auf das Icon Import in der Importzeile. Mit diesem einfachen manuellen Schritt können Sie selbst Ihre Wechselkursdaten auf den neuesten Stand bringen.
Folgende Import-Informationen müssen Sie noch festlegen
Name
Dieser kann von Ihnen frei vergeben werden.
Format
Sie können wählen zwischen der Europäischen Zentralbank (EZB) oder dem Federal Reserve System (FED).
Mit dem Einspielen der PACS Import-Lizenz stellen wir Ihnen den Aufruf beider Wechselkurstabellen zur Verfügung. Sie sollten sich aber für eine der beiden Tabellen entscheiden. (Sie können die nicht genutzte Importvariante (Zeile) löschen.) Die Auswahl hängt von Ihrem benötigten Wechselkursumfang ab.
Die EZB bietet im Vergleich zur FED nur eine begrenzte Anzahl an Wechselkursen an. Alle EZB-Kurse werden immer zum Euro umgerechnet. Sie können die EZB-Kurstabelle aber auch nutzen, wenn Umrechnungen beispielsweise von CHF zu USD in PACS abgebildet werden müssen. In diesem Fall errechnen wir die Kurse automatisch auf Basis der existierenden EZB-Kurs-Relationen.
Die FED bietet einen größeren Umfang an Wechselkursen an. Aber auch hier erfolgt für die importierten Kurse die automatische Umrechnung, dann aber auf Basis der existierenden FED-Kurs-Relationen.
Umfang
Hier legen Sie fest, zu welchen Stichtagen Sie Kurse importieren möchten: Sollen alle Wechselkurse (pro Tag) importiert werden oder lediglich der erste pro Monat, der letzte pro Monat oder ausschließlich der aktuelle Wechselkurs (zum aktuellen Stichtag)?
Quelldatei
Wir haben die Wechselkursdateien zur EZB und FED bereits für Sie eingetragen (siehe Erläuterungen zu Format weiter oben im Blog).
Autotask-Befehl
Dieser wird von PACS automatisch ermittelt und eingetragen. Dieser Befehl ist aber nur relevant, wenn Sie die automatische und regelmäßige Ausführung des Imports verwenden möchten. Der automatische Import erfolgt über die Windows-Aufgabenverwaltung/-Funktionen. Mehr Infos zur Einrichtung der Aufgabe finden Sie in unserem Online Handbuch unter System-Konfiguration > Internationalisierung > Währungen.
Speichern Sie Ihre Einträge bzw. Änderungen. Mit Klick auf das Icon Import in der Zeile werden die Wechselkurse aus der PACS Kurstabelle in der Spalte „Gültig ab“ in die oberste Zeile hinzugefügt (SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | WÄHRUNGEN | KURSE).
Wichtige Infos zum Umfang der importierten Wechselkurse
Welche Währungen werden importiert?
Es werden ausschließlich die Währungen importiert, die Sie in PACS auf aktiv gesetzt haben (unter SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | WÄHRUNGEN). Einfach den Haken bei der gewünschten Währung setzen und schon kann der Import beginnen.
Welche Wechselkurs-Stichtage werden aus den Tabellen importiert?
Es werden nur Wechselkurse importiert, die zeitlich nach dem letzten bereits in der PACS Datenbank existierenden Wechselkurs liegen (zum jeweiligen Währungspaar). Die bestehende Wechselkurs-Historie bleibt erhalten und wird nicht überschrieben.
Fazit: Warum der Wechselkursimport nützlich für Sie ist
Die neue PACS Software-Funktion „Import von Wechselkursen“ kann ein hilfreiches Tool für Unternehmen sein, die internationale Projekte abwickeln und abrechnen.
Die regelmäßige Pflege der Wechselkurse zu unterschiedlichen Terminen wird für Sie wesentlich erleichtert. Sie bekommen die Wechselkurse zu fixierten Stichtagen immer auf derselben Basis einer offiziellen Datenquelle.
Wenn Sie zudem den Import noch durch das System automatisch ausführen lassen, müssen Sie sich keine regelmäßigen Termine mehr dafür vormerken oder Verantwortungen festlegen.
Durch die regelmäßig und vollständig gepflegten Wechselkurse erhalten alle Verantwortlichen in ihren PACS Reports immer die aktuellen und stichtagsgenau umgerechneten Beträge für Umsätze, Budgets und Kosten.
