Mit der Digitalisierung von Rechnungsprozessen hält die E-Rechnung ab Januar 2025 Einzug in den Unternehmensalltag. Sie ersetzt längerfristig manuelle und papierbasierte Prozesse durch strukturierte, elektronische Dokumente, die automatisiert verarbeitet werden können.
Die PACS Projektcontrolling Software unterstützt Sie bei dieser Transformation und bietet Lösungen für die Erstellung, Visualisierung und den Import von E-Rechnungen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum die E-Rechnung ein Muss für Unternehmen ist und wie PACS Ihnen dabei hilft, Ihre Projektabrechnung effizienter zu gestalten. Außerdem geben wir Ihnen vier Tipps für einen erfolgreichen Start.
PACS und die E-Rechnung: Effizienz für Projektabrechnung und Eingangsrechnungen
Die PACS Projektcontrolling Software ist speziell für projektbasierte Unternehmen wie Unternehmensberatungen entwickelt. Mit PACS können Sie erbrachte Leistungen nahtlos abrechnen und direkt als E-Rechnung erstellen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, Eingangs- und Lieferantenrechnungen digital zu verarbeiten und in Ihre Projektabrechnung zu integrieren. Diese Funktionen sorgen für einen optimierten Workflow und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung und warum ist sie entscheidend für Unternehmen?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung. Sie ist ein strukturierter elektronischer Datensatz im XML-Format, der den europäischen Standards der Norm EN16931 entspricht. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, deren Form als unstrukturiert gilt, kann eine E-Rechnung direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Archivierung.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Erstellung von E-Rechnungen wird bis 2028 für alle Unternehmen verpflichtend.
Die wichtigsten Formate der E-Rechnung in Deutschland
In Deutschland und vielen europäischen Ländern haben sich folgende Formate als Standard etabliert:
- XRechnung: Das nationale Format für Deutschland, konzipiert für den Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Es basiert auf den Syntaxen UBL oder CII und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN16931.
- Peppol BIS Billing: Ein europaweit anerkanntes Format, das im Rahmen des Peppol-Netzwerks eingesetzt wird. Es basiert auf der Syntax UBL und bietet Unternehmen eine standardisierte Lösung für den internationalen Austausch von E-Rechnungen.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Es ist besonders nützlich, wenn Rechnungsempfänger sowohl strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung als auch eine visuell lesbare Rechnung benötigen.
Mit der PACS Software können Sie momentan die Formate XRechnung und Peppol BIS Billing erstellen und verarbeiten, sodass Sie sowohl national als auch international bestens gerüstet sind.
E-Rechnung visualisieren – Einblick in den Rechnungsinhalt
Die Visualisierung von E-Rechnungen ist ein essenzieller Schritt zur Qualitätskontrolle. Ab Version 16.4.0 bietet PACS ein integriertes Tool zur Anzeige von E-Rechnungen. Über das Visualisierungstool können Sie den Inhalt der XML-Datei in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellen. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst wurden. Oder auch, um zu sehen, welche E-Rechnung man erhalten hat.
Alternativ können Sie externe Tools nutzen, um Ihre E-Rechnungen zu visualisieren.
Vorteile der E-Rechnung mit PACS: Zeitersparnis und Fehlerreduktion
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Automatisierung: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung.
- Fehlerreduktion: Standardisierte Formate minimieren Übertragungsfehler.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Daten sind strukturiert und können leicht archiviert sowie geprüft werden.
- Schnellere Bearbeitung: Elektronische Rechnungen werden schneller bearbeitet und führen zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung.
Mit der PACS Software haben Sie ein leistungsstarkes Tool zur Hand, das Ihnen hilft, diese Vorteile optimal zu nutzen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur E-Rechnung mit PACS
Welche E-Rechnungsformate werden von PACS unterstützt?
PACS unterstützt momentan die Formate XRechnung sowie Peppol BIS Billing. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN16931.
Kann die PACS Projektcontrolling Software E-Rechnungen importieren und verarbeiten?
Ja, ab Version 16.4.0 unterstützt die PACS Software den Import und die Visualisierung von E-Rechnungen. Die Formate XRechnung (UBL) und Peppol BIS Billing werden dabei unterstützt. Ziel ist es, Ihren Workflow zu vereinfachen und den manuellen Erfassungsaufwand zu minimieren. Bitte beachten Sie, dass PACS keine Buchhaltungssoftware ersetzt und daher nicht alle E-Rechnungsformate verarbeiten kann.
Das Add-On ist ab dem 16. Dezember 2024 in der PACS Cloud verfügbar und wird auch ab sofort für On-Premises-Kunden bereitgestellt.
Kann ich E-Rechnungen mit der PACS Software erstellen?
Ja, Sie können E-Rechnungen in den Formaten XRechnung (UBL) und Peppol BIS Billing direkt aus der PACS Software erstellen. Voraussetzung hierfür ist die PACS Version 14.2.0 oder höher.
Wie kann ich den Erstellungsprozess testen?
Sie können den Workflow der E-Rechnung mit Testdaten in PACS simulieren. Wenn Sie bereits Kunde sind, fragen Sie bitte nach einer kostenlosen Testlizenz bei unserem Vertriebsteam. Als Interessent bieten wir Ihnen eine kostenlose Testversion inkl. Testlizenz an.
Bitte wenden Sie sich an vertrieb@pacs-software.com.
Die Umstellung auf E-Rechnungen: Tipps für einen erfolgreichen Start
Die Einführung der E-Rechnung mag zunächst komplex erscheinen, doch mit der richtigen Vorbereitung wird der Umstieg deutlich einfacher:
- Frühzeitige Planung: Setzen Sie sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen zum Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen auseinander und bereiten Sie Ihre Buchhaltungsprozesse vor.
- Technische Anpassungen vornehmen: Überprüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version der PACS Software verwenden, da diese die Voraussetzungen für den E-Rechnungs-Import und -Export erfüllt. (Als Cloud-Kunde erhalten Sie die aktuellste Version am 16. Dezember 2024.)
- Schulung Ihrer Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über die Funktionsweise und Vorteile der E-Rechnung informiert sind.
- Testläufe durchführen: Nutzen Sie die Möglichkeit, Testrechnungen in PACS zu erstellen und zu prüfen. So können Sie sicher sein, dass alle Daten korrekt verarbeitet werden.
Fazit – Zukunftssichere Abrechnung mit der PACS Software
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Mit der PACS Projektcontrolling Software sind Sie bestens vorbereitet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Prozesse zu optimieren.
Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung und profitieren Sie von einem schnelleren, fehlerfreieren Rechnungswesen. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com, um mehr über die E-Rechnungsfunktionen von PACS zu erfahren.
