Wir haben unsere PACS Projektcontrolling und Projekt-ERP Software um einen wichtigen neuen Bereich Dokumentenverwaltung erweitert. Neben dem aussagekräftigen Controlling können Sie damit auch wichtige Dokumente oder Belege als Informationsquelle zu den einzelnen Themen und Projektprozessen erfassen.
Alle Mitarbeiter können so einfach & schnell auf dieselben Dokumente und Informationen zugreifen, egal in welchem Bereich oder welcher Abteilung sie arbeiten und unabhängig davon, ob sie sich im Büro oder Homeoffice befinden.
Die funktionalen Erweiterungen zur Dokumentenverwaltung werden wir themenspezifisch in insgesamt 10 PACS Modulen oder Add-Ons umsetzen. Mit der neuen PACS Version 14.4.0 (Februar 2024) können Sie bereits Belege zu Reisekosten und Sonst. Leistungen zuordnen.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Sie zum einen allgemein über unsere generellen Ziele und Strukturen zur PACS Dokumentenverwaltung informieren und zum anderen Ihnen speziell die Bedienung in Verbindung mit der Erfassung der Reisekosten erläutern.
Für welche Bereiche steht die Dokumentenverwaltung in PACS in Zukunft zur Verfügung?
Das Dokumentenmanagement betrifft insgesamt 8 verschiedene Themenbereiche (wie bspw. Zeiten und Kosten), die wir in der PACS Software bereits abbilden. Ende Februar 2024 liefern wir zunächst die Belegzuordnung zu PACS Reisekosten-Positionen im Web Client und im Rich Client aus.
Die Funktionen des Rich Clients umfassen auch die Belegzuordnung bei den Sonstigen Leistungen, wie bspw. die Rechnungen der Drittdienstleister. Die Zuordnungsmöglichkeit in der Mobile App wird in Kürze möglich sein.
Die Umsetzung der Funktionen der Dokumentenverwaltung für die weiteren Module (Punkte 2 bis 8) wird voraussichtlich bis Mitte 2024 umgesetzt sein.
1. Bereich Kosten
Hier dient die Dokumentenverwaltung unter anderem der Zuordnung von Reisekosten-Belegen. Bei Sonstigen Leistungen können auch Lieferantenrechnungen oder sonstige Belege von Dritten zugeordnet werden. Die Funktionen können zum Speichern der Dateien bzw. Belege ebenso genutzt werden wie zur Verwaltung und zur Kontrolle.
Im Web Client können die Berater oder Ingenieure die Dateien bzw. Belege den Reisekosten-Positionen zuordnen.
Auch in der PACS Mobile App können die Berater oder Ingenieure die Reisekosten-Belege verknüpfen. Zusätzlich können Sie die abfotografierten Belege zu den Reisekosten-Positionen hochladen.
Die Belege können zusammengeführt und in einer PDF-Datei heruntergeladen werden (ab Version 15.1.0).
2. Bereich Kontakt- und Projektverwaltung (Basis-Modul)
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie in der Kontaktverwaltung und Projektverwaltung einzelne Projektbeschreibungen oder Projektaufträge zuordnen. Dadurch können Sie Kunden-Dokumente mit den PACS Einträgen schneller vergleichen. Dies kann bspw. detaillierte Fragen hinsichtlich der Abrechnungsvereinbarung betreffen. Mehr Informationen finden Sie in unserem Blogartikel „Von Kontakten zu Projekte: Die Dokumentenverwaltung für Ihre Projektarbeit“.
3. Bereich Projektakquise
Fügen Sie im Bereich Projektakquise den in PACS erstellten Angeboten die dazugehörenden AGBs oder Detailbeschreibungen hinzu. Beauftragte Angebote können Sie als Basis für Auftragsbestätigungen und auch als Projektaufträge nutzen.
4. Bereich Projektfaktura
Ordnen Sie bei der Projektabrechnung den in PACS erstellten Rechnungen auch die Dokumente der Ausgangsrechnungen, Mahnungen oder Korrektur-Rechnungen hinzu.
5. Bereich Erfasste Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen und deren Leistungsnachweise können mit den erfassten Eingangsrechnungen verknüpft werden.
6. Bereich Lieferantenauftrag
Der in PACS erstellte Auftrag und weitere Beschreibungen werden an den Lieferantenauftrag angehängt.
7. Bereich Personalakte
Sie können im Bereich Personalakte verschiedene Mitarbeiter-Vereinbarungen, Qualifikationsnachweise oder Onboarding-Dokumente den Mitarbeitern zuordnen.
In all diesen Bereichen erleichtern die zugeordneten Dateien Ihnen die Arbeit. Alle Kollegen können auf dieselben Unterlagen zugreifen (natürlich unter Berücksichtigung der bekannten PACS Zugriffsberechtigungen), unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice oder im Büro arbeiten. Es ist nur der Zugriff auf eine der PACS Bedienungsoberflächen notwendig.
Übersichtliche Speicherung der Belege zu Ihren Reisekosten
Sie können schnell und einfach Ihre digitalen Dokumente zu den Reisekosten hinzufügen. Gehen Sie dazu in der PACS Software in den Bereich Reisekosten. Erfassen Sie eine neue Reisekosten-Position oder suchen nach einer bereits erfassten Reisekosten-Position.
Klicken Sie bei den erfassten Reisekosten in die Spalte „Dateien“ bzw. auf das Büroklammer-Icon in der Menüleiste. Es öffnet sich das Fenster für die Beleg-Zuordnung.
In diesem Fenster können Sie zum Beispiel Ihre Hotelrechnung hinzufügen. Andere Kostenarten, wie Fahrtkosten für ein Taxi, werden (wie bisher) als weitere Reisekosten-Position erfasst. Dazu können Sie die Taxiquittung hochladen.
Sie können Dateien als PDF oder Bilder in den üblichen Formaten, wie bspw. jpg oder png anhängen. Zu jeder Reisekosten-Position können mehrere Dateien hochgeladen werden.
Ordnen Sie die Dateien oder Belege zu Ihren Reisekosten hinzu
Jeder Berater bzw. Ingenieur führt die Beleg-Zuordnung über den Web Client oder den Rich Client einfach und schnell selbst durch. Die Reisekostenabrechnung inkl. Belege wird zeitnah am Monatsende erstellt. Da die Belege direkt angehängt werden, entfällt die zeitliche Verzögerung für die Zusendung der Papierbelege.
Wenn Sie sich die einzelnen Dokumente nochmals inhaltlich ansehen möchten, müssen Sie auf das Ansicht-Icon klicken. Die Datei wird Ihnen im Programmviewer angezeigt.
(Hinweis: Eine Änderung der Dateiinhalte ist nicht möglich. Es erfolgt auch keine Versionierung der gespeicherten Dateien.)
Suche nach den bereits zugeordneten Dateien
Die digitale Dokumentenverwaltung erleichtert nicht nur den Vergleich von Beleginhalten mit den erfassten Positionen, sondern auch das schnelle Finden und Abrufen der Informationen.
Die Verschlagwortung bzw. Qualifizierung zugeordneter Dateien erfolgt über die existierenden PACS Datenstrukturen, die Suche über die vorhandenen Suchkriterien. Sie finden die Belege auch durch die Erweiterte Suche wieder, indem Sie nach den erfassten Reisekosten mit Dateianhängen suchen.
Die Suchkriterien aus Projektsicht sind bspw. alle erfassten Reisekostenbelege aller Mitarbeiter für einen Zeitraum.
(Hinweis: Die Funktionen der Dokumentenverwaltung beinhaltet keine zusätzliche, separate Ordnerstruktur zur Datei-Ablage oder Volltextsuche zu Inhalten der Dateien oder Belege.)
Optimierung der Kontrolle und Genehmigung der Reisekosten
Der Prozess der Reisekostenabrechnung bis zur Genehmigung wird erheblich vereinfacht. Mögliche Fehlerquellen werden minimiert, da die Daten digital miteinander verknüpft sind.
Wenn Sie als Projekt Manager die Reisekosten eines Mitarbeiters selektieren möchten, um diese zu kontrollieren und freizugeben, müssen Sie den Zeitraum, den Mitarbeiter und das Projekt wählen. Es werden standardmäßig immer alle Positionen angezeigt.
Nutzen Sie die Erweiterte Suche und zeigen sich alle Positionen mit Dateianhang an, wenn Sie für einen Kunden-Leistungsnachweis auch alle Belege selektieren müssen. Die Positionen mit Dateianhängen sind mit einer Büroklammer markiert. Die Belege können auch zusammengeführt und in einer PDF-Datei heruntergeladen werden (ab Version 15.1.0).
Für den schnellen Vergleich der Reisekosten-Positionen mit den zugeordneten Belegen wechseln Sie einfach die Positionszeile. Das geöffnete Fenster mit den Dateianhängen aktualisiert sich und zeigt immer die Inhalte der aktuell markierten Zeile an.
Prüfung der Dateien und Belege durch das Backoffice
Das Backoffice kann erfasste Belege immer einsehen, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Mehrere Backoffice-Mitarbeiter können auch parallel an der Prüfung arbeiten.
Wenn Sie im Backoffice die Reisekosten der Kollegen inhaltlich überprüfen, selektieren Sie diese wie gewohnt und kontrollieren schnell die Einzelpositionen. Sie müssen nicht mehr abwarten, bis Ihnen die Berater bzw. Ingenieure die Papierdokumente zu den erfassten Positionen zuschicken. Dies betrifft natürlich auch die Kontrolle der Reisekostenausgaben, die über die Firmenkreditkarte bezahlt wurden.
Die digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht im Vergleich zum bisherigen Prozess eine schnellere Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie eine bessere Übersicht über alle relevanten Unterlagen. Zudem werden die Kosten so effizienter kontrolliert & nachgeprüft.
Das Unternehmen profitiert von einer vollständigen, korrekten und digitalen Reisekostenabrechnung mit den dazugehörigen Dokumenten.
Reisekosten-Belege als Nachweis bei Ausgangsrechnungen an Kunden
Wir haben geplant, dass Sie die Reisekostenbelege auch als Nachweis bei Ausgangsrechnungen an den Kunden nutzen können.
Bei der Rechnungsstellung werden die einzelnen Reisekosten-Positionen der Mitarbeiter im Rechnungsassistenten ausgewählt und zur Abrechnung markiert. Dadurch kennen Sie auch die zugeordneten Reisekosten-Belege zu den Reisekosten-Positionen.
Der Leistungsnachweis an Ihren Kunden durch Beleg-Kopien geht so wesentlich schneller. Das mühsame Suchen & Kopieren der Belege aus unterschiedlichen Mitarbeiter-Reisekostenabrechnungen entfällt.
Worin unterscheidet sich die PACS Dokumentenverwaltung von anderen Softwarelösungen?
Bei der Dokumentenverwaltung in PACS handelt es sich um keine eigenständige Dokumentenmanagementsoftware. Die Dokumentenverwaltung (Archivierung) ist nur in Verbindung mit den Strukturen der PACS Software einsetzbar.
Da sich die PACS Software im Wesentlichen auf Ihre Aufträge (Projekte, Angebote und Rechnungen) und Aktivitäten (Zeiten, Reisekosten und Fremdleistungen) konzentriert, decken wir einen bestimmten Teil Ihres gesamten Geschäftsbetriebes ab. Dies ist sehr auf die Themen der täglichen Projektarbeit fokussiert.
Speicherung der Dateien
Die gespeicherten Dateien werden in der PACS SQL-Datenbank gespeichert. Damit erfolgt die Zuordnung von Dateien oder Dokumenten und deren Aufruf in der PACS Software unabhängig vom Arbeitsort des Benutzers.
Von der PACS Datenbank wird täglich ein Backup erstellt. Auch die Dateien der Dokumentenverwaltung werden so nochmals digital gesichert. In der PACS Cloud verbleiben diese Tagessicherungen ca. 6 Wochen in der Backuproutine.
Wenn die PACS in der eigenen Infrastruktur On Premises genutzt wird, wird in der Regel das Tagesbackup in die Firmen-Backup-Systematik integriert (unsere Empfehlung). Der Aufbewahrungszeitraum einer Tagesbackups hängt dann von Ihren firmenspezifischen Regelungen ab.
Die zuordneten Dateien verbleiben so lange in der PACS SQL-Datenbank, bis sie von Ihnen wieder gelöscht werden. Das Löschen ist wiederum von den Berechtigungen eines Benutzers und den geltenden PACS Sperren abhängig. Dies betrifft bspw. die Freigabe oder Genehmigungssperre, Auszahlungssperre, Projektabschluss, Terminsperre oder Abrechnungssperre.
Die PACS Dokumentenverwaltung erfüllt nach unserem Kenntnisstand nicht die Anforderungen zur Revisionssicherheit. Diese Anforderungen müssen durch eine Finanzbuchhaltung oder ein anderes Tool gewährleistet sein. Wir entwickeln Ihnen dazu eine Online Schnittstelle, um Ihnen den Übertrag der Dateien und somit ggf. die Revisionssicherheit zu ermöglichen.
PACS Dokumentenverwaltung in der PACS Cloud oder in der eigenen Infrastruktur?
Der Einsatz der PACS Dokumentenverwaltung ist unabhängig davon, ob die PACS Software in der eigenen Infrastruktur oder in der PACS Cloud genutzt wird.
Die Speicherung der Dateien erfolgt in Ihrer Datenbank. Damit ist der Betrieb auch unabhängig davon, ob Sie einen MS SQL Server Express (die kostenlose Microsoft Variante) oder den SQL Server Standard einsetzen.
Auch bei einer Migration Ihrer PACS Datenbank in die PACS Cloud werden alle gespeicherten Dokumente mit übertragen.
Lizenzierung der PACS Dokumentenverwaltung
Die Add-On Lizenz Dokumentenverwaltung gilt für alle Module & Add-Ons, bei denen die Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Eine Begrenzung der Lizenz auf einzelne Module ist nicht möglich.
In der PACS Cloud kommt zusätzlich noch eine verbrauchsabhängige Berechnung des benötigten Speicherplatzes für gespeicherte Dateien mit hinzu.
Bis zur kompletten Fertigstellung des Add-Ons für alle Bereich werden bei der Auslieferung nur die Module berechnet, die Sie als Kunde auch tatsächlich lizenziert haben und für die das Add-On bereits fertiggestellt ist.
Testen Sie die neue PACS Dokumentenverwaltung
Sie sind interessiert? Wir stellen Ihnen gerne die Dokumentenverwaltung auch erstmal testweise bereit. Schreiben Sie dazu bitte eine E-Mail an vertrieb@pacs-software.com.
Voraussetzung dafür ist die PACS Version 14.4.0 Unsere PACS Cloud-Kunden arbeiten mit der aktuellsten Version. Die On Premises Kunden bitten wir, einen Update-Termin mit uns zu vereinbaren. Schreiben Sie dazu eine kurze E-Mail an support@pacs-software.com.
