Sie können die flexible Projektzeiterfassung der PACS Software an Ihre Unternehmensstruktur, Mitarbeiter und Projektstrukturen anpassen. Sie erhalten die perfekt zugeschnittene Zeiterfassung für Ihre Projekte. Ein großer 
Vorteil der PACS Software ist, dass Sie für jeden Mitarbeiter, jedes Projekt und jede Tätigkeit unterschiedliche Tagessätze hinterlegen können. Somit schaffen Sie die ideale Grundlage für die Abrechnung Ihrer Projekte.
Hier zeigen wir Ihnen welche unterschiedlichen Möglichkeiten Ihnen die PACS Software bietet. Egal, ob es sich um Bedienungsoberflächen, Eingabefelder oder die Art der Projektzeiterfassung handelt. Definieren Sie einmal Ihre Strukturen & starten sofort mit Ihrer individuellen Projektzeiterfassung!
Wie möchten Sie die Projektzeiten in PACS erfassen?
Für die Eingabe von Projektzeiten gibt es unterschiedliche Bedienungsoberflächen und Ansichten. Welche Eingabeoberfläche ist für Sie am besten geeignet? Das hängt davon ab, welche Informationen zu den Projektzeiten für Sie relevant bzw. wichtig sind. Ebenso ist die technische Infrastruktur in Ihrem Unternehmen ausschlaggebend.
Berater und Ingenieure verwenden für ihre Zeiterfassung am häufigsten die online & mobile Erfassung mit dem PACS Web Client und der Mobile App.
Darstellung in Listen oder pro Kalenderwoche – Sie legen es fest
Bei der Eingabe Ihrer Zeiten & Kosten erfolgt die Bedienung entweder in einer Listendarstellung oder einer Ansicht pro Kalenderw
oche. Für den Urlaubseintrag steht zusätzlich ein Abwesenheitskalender zur Verfügung.
In der Listendarstellung mit Einzelpositionen werden die erfassten Arbeitszeiten in einer Liste untereinander angezeigt. In dieser Ansicht kann der maximal verfügbare Umfang der möglichen Eingabefelder für Zeiten genutzt werden.
Bei Erfassung der Zeiten in der übersichtlichen Darstellung in Kalenderwochen („Zeiten-KW“) werden Ihre Projekte in den Zeilen und die Wochentage in den Spalten angezeigt. Dadurch können Sie Ihre tägliche Arbeitszeit einfach und schnell auf die unterschiedlichen Projekte verteilen. Im Gegensatz zur Listendarstellung ist hier der Umfang der möglichen Eingabefelder jedoch begrenzt.
Im Abwesenheitskalender kann jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten verwalten. Der Eintrag von Projektzeiten ist hier auf Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Fortbildung begrenzt. In dieser Ansicht sind auch die gesetzlichen Feiertage bereits hinterlegt, die für das Land und die Region relevant sind. Zusätzlich wird der eigene noch verbleibende Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr automatisch ausgerechnet und angezeigt.
Alle Funktionen ohne Begrenzungen nutzen
Als Alternative können Sie die Projektzeiten aber auch über den Rich Client erfassen. Dort stehen ebenfalls die bereits vorgestellten Varianten Listenansicht, Ansicht pro Kalenderwoche und der Abwesenheitskalender zur Eingabe & Darstellung zur Verfügung.
Der Rich Client unterscheidet sich durch die umfangreichen Filtermöglichkeiten von den anderen Bedienungsoberflächen. Dadurch eignet sich diese Oberfläche für Nutzer, die eine größere Anzahl von Zeiteinträgen unterschiedlicher Mitarbeiter überblicken und ggf. bearbeiten müssen. Dies trifft zum Beispiel auf Projektleiter, Business Unit Manager oder das Backoffice bzw. die Buchhaltung zu.
In der PACS Cloud wird der Rich Client im Browser bedient. Oder er wird, wie beim Betrieb der PACS Software in Ihrer eigenen Infrastruktur (Inhouse), auf Ihrem Laptop als App installiert.
Unterwegs die Zeiten mit der App erfassen
Wie bereits gesagt, nutzen die Berater oder Ingenieure hauptsächlich die PACS Mobile App um Ihre Projektzeiten unterwegs mit dem iPhone oder Smartphone zu erfassen.
Was ist bei der mobilen Erfassung anders? Eigentlich nicht viel. Die Strukturen & Eingabefelder sind identisch zu denen der anderen PACS Bedienungsoberflächen. Die erfassten Zeiten & Reisekosten werden pro Tag dargestellt. Aber die Eingabe der Zeiten erfolgt zunächst lokal in Ihrer App. Im Anschluss werden diese Daten (automatisch) mit der Firmendatenbank synchronisiert.
Das heißt, Sie können zunächst offline Ihre Leistungen einfach & flexibel erfassen. Und dann diese Daten direkt für das Backoffice oder die Projektleiter für die Projektfakturierung und das Projektcontrolling bereitstellen.
Eine besondere zusätzliche Funktion bietet die Mobile App: die Stoppuhr. Mit der Stoppuhr können Sie sekundengenau Ihre Arbeitszeiten über den Tag verteilt für verschiedene Projekte stoppen. Am Ende Ihres Arbeitstages können Sie dann die erfassten Stunden zu den Projekten zu ordnen.
Alle Oberflächen für die Zeiterfassung gleichzeitig nutzen
Sie sind regelmäßig im Büro? Oder im Home Office? Oder Sie sind viel auf Reisen bzw. vor Ort beim Kunden? Kein Problem. Entscheiden Sie je nach Situation, welche Bedienungsoberfläche und Ansicht für Sie am optimalsten ist.
Ihr Unternehmen kann aber auch alle Ansichten und Bedienungsoberflächen parallel nutzen. Dadurch ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter frei entscheidet, welche Bedienung für die eigenen Zwecke am besten geeignet ist. Der Umfang der Eingabefelder hängt von der Firmenkonfiguration ab und ist für das ganze Unternehmen identisch.
Alle Mitarbeiter können so ihre Projektzeiten und Abwesenheiten in PACS einfach & schnell erfassen. Unabhängig davon, ob sie Festangestellte oder Freiberufler sind, deutschsprachig oder nicht.
Welche Eingaben für die flexible Projektzeiterfassung sind nötig?
Zeiterfassung so einfach wie möglich
Sie wollen die Zeiterfassung so einfach wie möglich gestalten? Dann konfigurieren Sie nur das Minimum an erforderlichen Eingabefeldern. Für die Eingabe von Projektzeiten muss jeder Mitarbeiter das Leistungsdatum und das Projekt auswählen. Zusätzlich muss die Projektzeit als Stundenwert oder prozentualen Tageswert eingetragen werden (Mindesteingabe).
Die weiteren Pflichtfelder werden automatisch von PACS zusätzlich mit eingetragen. Dazu zählen zum Beispiel Mitarbeitername, Leistungssatz (Preis pro Stunde/Tag) und die Qualifizierung als verrechenbare Leistung oder nicht verrechenbare Leistung (VL/NVL).
Es ist aber möglich, diese automatisch verlinkten Pflichteingaben beim Neueintrag noch zu ändern.
100% Flexibilität der Pflichtfelder
Neben diesen Pflichtfeldern gibt es in PACS eine Vielzahl von zusätzlichen Eingabefeldern für Projektzeiten, die je nach Firmenkonfiguration optional ein- oder ausgeblendet werden können. Dies betrifft bspw. Uhrzeiten für Start und Ende der Tätigkeit, Pausen, tägliche Anwesenheitszeiten für Kommen-Gehen-Pause, Projekt-Schritte/Arbeitspakete, Freitext-Beschreibungen zu den Leistungen oder zusätzlich fix vordefinierte Tätigkeitskategorien.
Aber Achtung! Nicht alles was aus Softwaresicht möglich ist, ist auch für Ihre Firma nötig. Daher kann PACS flexibel auf diese Anforderungen eingehen. Wählen Sie die für Ihre Firma optimale Kombination. Und nehmen diese Softwarekonfiguration ganz einfach selbst vor.
Es ist wichtig, dass die Zeiterfassung einfach & schnell möglich ist. Vor allem aus Sicht der Berater oder Ingenieure, die in Ihrem Arbeitsalltag oft sehr eingebunden sind. Nur so ist es für sie möglich, die Projektzeiten vollständig und zeitnah einzugeben.
Ihre Eingaben – Ihre Entscheidung
Für die Projektabrechnung oder das Projektcontrolling bzw. das Personalcontrolling sind jedoch weitergehende Informationen nötig. Welche Angaben Sie benötigen, müssen Sie zuerst festlegen. Und können deren Eingabe dann von den Mitarbeitern bei der Zeiterfassung durch eine Festlegung als Pflichtfeld erzwingen. So ist es möglich, dass Kunden die benötigten Infos in Leistungsnachweisen erhalten. Oder Sie Ihre gewünschten Auswertungen für das Projektcontrolling oder Personalcontrolling durchführen.
Wie Sie sehen, ist es letztlich Ihre Entscheidung, wie detailliert Sie die Projektzeiten erfassen möchten. Dies hängt natürlich auch von Ihrer Firmenkultur und den Anforderungen Ihrer Kunden ab. Und wie die Inhalte der Rechnungen und der Detaillierungsgrad der Leistungsnachweise definiert sind.
Nach Stunden oder Uhrzeitgenau – Für welche Art der Projektzeiterfassung entscheiden Sie sich?
Es gibt verschiedene Arten Arbeitszeiten in PACS zu erfassen. Und Sie können entscheiden, welche Variante Sie in Ihrem Unternehmen nutzen möchten. Sie können PACS einfach unternehmensintern konfigurieren, um den Bedarf an Informationen für alle Beteiligten möglichst vollständig abzudecken.
Stunden pro Projekt
Die einfachste Variante ist der Eintrag von Projektstunden (oder anteiligen Tagessätzen) auf dem Projekt pro Arbeitstag. Die erfassten Leistungen werden mit den hinterlegen Stunden- oder Tagessätzen multipliziert.
Damit ist bei jeder einzelnen Zeiten-Position auch ein Preis hinterlegt. Diese Infos können direkt für die Projektfaktura und das Projektcontrolling genutzt werden. Diese Erfassung ist über alle Oberflächen möglich, natürlich auch über die Mobile App.
Von – Bis Erfassung pro Projekt mit Pausen
Eine weitere Möglichkeit ist die Von-Bis Erfassung pro Projekt mit Pausen. Dabei tragen Sie zu dem Datum auch die Uhrzeiten für Start und Ende der Tätigkeiten für dieses Projekt ein. Dadurch wird die Projektarbeit noch ausführlicher dokumentiert. Dies ist zu einen von Vorteil für einen sehr detaillierten Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Zum anderen kann es auch wichtig sein, als Nachweis des Mitarbeiters gegenüber dem Arbeitgeber.
Zudem können Sie als Unternehmen über diese Detaillierung die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregel prüfen. Und zusätzlich deren Einhaltung erzwingen. Diese Variante wird ebenfalls von allen PACS Bedienungsoberflächen inklusive der Mobile App abgedeckt.
Uhrzeiten für Kommen – Gehen – Pause
Als Alternative zu den Uhrzeiten pro Projekt können Sie auch die Uhrzeiten pro Tag pflegen. Dabei müssen Sie die Uhrzeiten für Kommen- und Gehen und die Pausenzeit angeben. Sie müssen dann nicht selbst die Anwesenheitszeiten pro Tag ausrechnen. Dies erlegt PACS automatisch für Sie! Die daraus ermittelten Stunden müssen dann nur noch auf die unterschiedlichen Projekte verteilt werden.
Auch hier kann die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregel geprüft & deren Einhaltung systemseitig erzwungen werden. Hierfür ist am besten die Ansicht pro Kalenderwoche in den PACS Bedienungsoberflächen Web Client und Rich Client geeignet.
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