Automatisierte Massenabrechnung von Projekten mit der Stapeldruck-Funktion, Druck und Export (nach PDF/XML) von Rechnungen & Mahnungen mit dem Formular-Seriendruck. Im Rahmen des zunehmenden Wettbewerbsdrucks bietet in vielen Unternehmen die Automatisierung von Prozessen noch ein gewaltiges Einsparpotenzial. Dies kann ein Wettbewerbsvorteil bedeuten. Dieses Potenzial gilt es zu heben. Mit dem Rechnungsassistent Stapelverarbeitung unserer PACS Projektabrechnung setzen wir für unsere Kunden genau an diesem Punkt den Hebel an.
Rechnungserstellung mit dem Rechnungsassistent Stapelverarbeitung
Denn die Rechnungsstellung erfolgt in vielen Unternehmen noch sehr individuell. In einigen Fällen mag das unvermeidbar sein. In vielen Fällen ließe sich dies aber auch standardisieren und somit automatisieren – mit entsprechender Zeitersparnis für den Anwender. Zu diesem Zwecke können Sie nun bei jedem Projekt die relevanten Abrechnungsvorgaben hinterlegen: Abrechnungsintervall (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich), Abrechnungsart (Festpreise, nach Aufwand, mit Nebenkosten-Pauschalen), Zahlweg (Überweisung, SEPA-Lastschrift), Zahlungsziel, Rabatte, Skonto und vieles mehr.
Der Rechnungsassistent führt Sie schrittweise durch den Rechnungsstellungsprozess. In diesem Verlauf wird für alle ausgewählten Projekte jeweils eine Rechnung gemäß den definierten Vorgaben generiert. Diese Rechnungen können nun mit einem einem einzigen Klick abgeschlossen werden. Mit einem weiteren Klick drucken Sie über den integrierten Formular-Seriendruck alle Rechnungen aus. Oder Sie exportieren sie in PDF/XML (als E-Rechnung) – egal, ob sie gerade fünf oder 500 Projekte abgerechnet haben. Die Zeitersparnis ist enorm. So können Sie sich anderen wichtigen Aufgaben widmen, denn Zeit ist bekanntlich Geld.
Formular-Seriendruck für Rechnungen und Mahnungen
Der Formular-Seriendruck steht übrigens auch außerhalb des Assistenten zur Verfügung. So ist es es hierüber bspw. ebenso möglich, bereits geplante bzw. vorbereitete Rechnungen („Vorschlagsrechnungen“) en bloc in buchhalterisch relevante Rechnungen („endgültige Rechnungen“ mit fortlaufender Rechnungsnummer) umzuwandeln und auszudrucken bzw. in PDF/XML zu exportieren.
Neben der schnelleren Abwicklung der Projektabrechnung für wiederkehrende Rechnungen (bspw. Monats-Pauschalen) bietet Ihnen die Seriendruck-Funktion zudem den Vorteil, dass ein prozessorientierter Ablauf der Rechnungsstellung mit mehreren Beteiligten besonders effizient gestaltet werden kann. Beispiel: Jeder Projektleiter erstellt für die eigenen Projekte monatlich die Vorschlags-Rechnung, da er inhaltlich den Leistungsumfang der Berater/Ingenieure am besten beurteilen kann. Diese Rechnungen können dann in einem zweiten Schritt per Sichtprüfung auf formale Richtigkeit durch BackOffice oder Buchhaltung kontrolliert werden. Schließlich können sie in endgültige Rechnungen umgewandelt und versandt werden.
Auch im Mahnwesen lässt sich die Seriendruck-Funktion zeitsparend einbringen – egal ob es sich dabei um fünf oder um 50 Mahnungen handelt. Die vom PACS-System vorgeschlagenen Mahnungen können Sie einfach über das Seriendruck-Fenster zur Sichtprüfung aufrufen, abschließen und ausdrucken bzw. in PDF exportieren.
Eine Liste mit allen Neuerungen finden Sie hier.
