Bei der Erfassung von Arbeitszeiten auf Projekte ist es oft wichtig, verschiedene Aspekte zu beachten. Beispielsweise müssen vertragliche Vereinbarungen mit dem Kunden berücksichtigt werden. Dies kann eine maximale Anzahl von Stunden sein, die pro Tag abgerechnet werden dürfen. In diesem Fall sind alle Stunden, die zusätzlich anfallen, gesondert zu betrachten. Ein weiteres Beispiel ist, dass Sie nur bestimmte Arbeiten für ein Projekt abrechnen dürfen. Dies kann ein Grund sein wieso Vorgesetzte Projektzeiten genehmigen müssen.
Projektzeiten genehmigen als Projektleiter
Um diese erfassten Stunden inhaltlich und qualitativ zu kontrollieren, können die Projektleiter und/oder Vorgesetzte die Arbeitszeiten prüfen und genehmigen. Mit PACS können Sie dies einfach umsetzen. Auch ein zweistufiger Genehmigungsprozess ist möglich.
In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen, wie dieser Workflow in PACS funktioniert. Wir beziehen uns hier zunächst nur auf die erfassten Projektzeiten. Der Ablauf zu den erfassten Kosten, wie Reisekosten, ist jedoch identisch.
Wie die Genehmigung von Urlaubstagen durch den Vorgesetzten erfolgt, finden Sie in unseren Artikeln Urlaubsgenehmigung in drei Stufen und Mobiler Urlaubsantrag mit der PACS App.
Ist die Genehmigung gebuchter Zeiten durch den Projektleiter oder Vorgesetzten möglich?
Wie bereits beschrieben, ist der Genehmigungsprozess durch einen Projektleiter oder Vorgesetzten in PACS möglich. Sie können für einzelne Kundenprojekte und Abwesenheiten einen Genehmigungsworkflow einrichten.
In PACS haben Sie die Möglichkeit diesen Workflow über die App und online über den Browser abzubilden. Sie können zum Beispiel mit der App die Zeiten erfassen, und danach die Freigabe beantragen. Anschließend wird über die online Eingabefläche die Zeiten-Position genehmigt und an die Buchhaltung weitergeleitet.
Genehmigungsprozess erstellen
Zuerst definieren Sie, ob für ein Projekt eine Freigabe der Zeiten erfolgen muss. Danach legen Sie fest, ob die Genehmigung durch den Projektleiter oder durch einen organisatorisch Vorgesetzten, wie bspw. einen Business Unit Manager, nötig ist. Sie können auch einen zweistufigen Genehmigungsprozess erstellen. Dann müssen beide, also Projektleiter und Vorgesetzter, die Projektzeiten freigeben.
Inhaltliche Kontrolle der erfassten Zeiten
In PACS gibt es unterschiedliche Prüfungsmöglichkeiten, um die formale Richtigkeit von erfassten Zeiten auf einzelne Kundenprojekte zu überwachen. Neben den PACS System-Pflichtfeldern können Sie dazu weitere Eingabefelder für Zeiten als Pflichtfelder definieren.
Anwendungsfälle hierzu sind definierte Projektschritte oder Arbeitspakete, auf die Sie buchen müssen. Dies ist aber nur möglich, wenn diese beim Projekt existieren bzw. Sie diese vordefiniert haben. Alternativ kann ein Erläuterungstext (Freitext) zur erfassten Projektzeit als Pflichtfeld festgelegt werden. Wenn Sie die Eingaben nicht im geforderten Umfang erfüllen, verhindert die Software, dass Sie die Positionen speichern können.
Freigabe der erfassten Projektzeiten
Handelt es sich um ein genehmigungspflichtiges Projekt, wird Ihnen bei jeder gebuchten Arbeitszeit für dieses Projekt ein rotes Fähnchen angezeigt. Dieses signalisiert, dass diese Zeit noch freigegeben werden muss. Wie gesagt, ist es dabei egal, ob Sie über die Mobile App oder online im Browser arbeiten.
Um eine Genehmigung zu beantragen, müssen Sie die Position markieren und auf „Freigabe Mitarbeiter“ klicken. Die Nachricht wird an den Verantwortlichen per Mitteilung in PACS und zusätzlich per E-Mail gesendet.
Diese Zeiten Position wird damit gesperrt. Folglich ist es für den Mitarbeiter oder den Projektleiter/Vorgesetzten nicht mehr möglich, den Eintrag zu ändern. Der Verantwortliche kontrolliert die eingereichten Projektzeiten. Und genehmigt diese oder lehnt sie ab. Hat der Vorgesetzte Ihren Antrag abgelehnt, dann können Sie die Zeiten-Positionen nochmals anpassen.
Nach der Prüfung und Genehmigung wird der Zeiteintrag mit einem grünen Fähnchen markiert. Wenn Sie einen zweistufigen Genehmigungsprozess aktiviert haben, wird das Fähnchen hellgrün nach der Genehmigung des Projektleiters. Wenn das Fähnchen dunkelgrün ist, wurde die Position zusätzlich von dem organisatorisch Verantwortlichen freigegeben. Nach Genehmigung sind diese Zeiten gesperrt. Und Sie können keine Änderungen mehr vornehmen.
Genehmigte Zeiten weiter berechnen
Der Projektleiter kann aber noch Korrekturen hinsichtlich des an den Kunden „verrechenbaren Zeitanteils“ vornehmen (separates Feld „Anzahl VL“). Dies kann manchmal in Bezug auf die Weiterberechnung nötig sein. Diese Änderung hat aber nur Auswirkungen auf die Projektabrechnung, nicht auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters.
Können Sie die Projektzeiten direkt für die Kundenabrechnung nutzen?
Ja, die von den Beratern und Ingenieuren erfassten Zeiten können direkt in die Projektabrechnung einfließen.
In der Projektabrechnung werden nur die Positionen zur Abrechnung vorgeschlagen, die mit dem grünen Fähnchen (Verantwortlichen-Freigabe) markiert sind. Dies gilt natürlich nur für genehmigungspflichtige Projekte. Für alle anderen Projekte erfolgt die Abrechnung unabhängig von einer Genehmigung.
Bei jedem Zeiteintrag wird zusätzlich der für Sie hinterlegte Stundensatz bzw. Tagessatz für die Tätigkeit mit eingetragen. Jede einzelne Position enthält somit direkt den potenziellen Abrechnungsbetrag an den Kunden.
Maximale Unterstützung bei der Projektabrechnung
Können Sie die Leistungen unabsichtlich öfter abrechnen? Nein, das ist nicht möglich. Alle abgerechneten Leistungen sind mit der Rechnung verknüpft und damit gesperrt.
So können Sie jederzeit nachvollziehen und dokumentieren, welche Leistung Sie mit welcher Ausgangsrechnung fakturiert haben.
Außerdem haben Sie bei der Abrechnung verschiedene Filtermöglichkeiten. Entweder es werden alle erfassten oder alle durch den Verantwortlichen freigegebenen Zeiten zur Abrechnung angezeigt. Damit können Sie einen projektspezifischen Workflow definieren, welche Zeiten tatsächlich abgerechnet werden.
Übersichtliche Projektabrechnung
Für die Projektabrechnung selektiert die PACS Software die einzelnen Zeiteinträge für den ausgewählten Leistungszeitraum und markiert sie als abzurechnen. Die Summe der Einzelleistungen der Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum ergeben den Rechnungsbetrag.
Ebenso können Sie Abschlagsrechnungen beim Projekt definieren oder Festbeträge im Projekt abrechnen. In diesem Fall ist die Rechnungsstellung unabhängig von der Einzelabrechnung von Zeiten & Kosten.
Durch die unterschiedlichen Workflows können Sie Ihre Projekte einfach & systematisch abrechnen.
Wie sie sehen, können Sie die Software an Ihre Projektabrechnung und Unternehmensstrukturen anpassen. Dabei haben Sie immer die Übersicht über genehmigte oder fakturierte, und noch nicht genehmigte oder fakturierte Zeiten.
Tipp von uns
Wir haben zwei Tipps für Sie um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen und beschleunigen.
Sie können bereits bei der Erfassung der Zeiten eine Eingabeprüfung aktivieren. Womit Sie die formale Richtigkeit sicherstellen. Sie können dann bestimmte Zeiteinträge nicht speichern.
Dies kann zum Beispiel eintreffen, wenn die Zeiten eine bestimmte Regelung nicht erfüllen oder wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt worden sind.
Diese Einstellungen können Sie direkt bei einzelnen Projekten aktivieren oder projektübergreifend in der System-Konfiguration definieren. Dadurch können Sie die firmeneinheitliche Erfassung fördern. Außerdem werden keine “unnötigen” Anträge zur Genehmigung gestellt.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, bei der Projektabrechnung einen Tagesdeckel zu aktivieren. Folglich ist es auch nicht möglich, dass Sie bei der Weiterberechnung an den Kunden unabsichtlich mehr Leistungen als vereinbart abrechnen.
Fazit
Insgesamt können Sie den Genehmigungsprozess von Zeiten und Kosten bis zur Projektabrechnung in PACS einfach durchführen. Dabei behalten Sie und alle involvierten Mitarbeiter stets den Überblick.
Wenn Sie als Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten auf ein freigabepflichtiges Projekt erfassen, zeigt es Ihnen bei der Zeiten-Position farbige Fähnchen an. Durch die rot markierten Fähnchen sehen Sie direkt, bei welchen Zeiten Sie noch einen Antrag zur Genehmigung schicken müssen.
Die verantwortlichen Projektleiter oder Vorgesetzten werden durch die interne Mitteilung und die E-Mail sofort benachrichtigt, wenn sie eine Position genehmigen müssen. Anschließend erhält die Buchhaltung für die Abrechnung nur die freigegebenen grün markierten Positionen inklusive der jeweiligen Beträge. Und kann diese direkt für die Projektabrechnung nutzen.
