Erfassen Sie Ihre Projektzeiten schnell & einfach
Möchten Sie Ihre Arbeitszeiten für Projekte genau erfassen? Und das auch noch mit verschiedenen intuitiven Benutzeroberflächen? Kein Problem! Die PACS Projektzeiterfassung macht es möglich!
Jeder Auftrag ist einzigartig und erfordert individuell passende Mitarbeiter-Qualifikationen, zu unterschiedlichen Preisen und über beliebige Zeiträume. Eine jederzeit nachvollziehbare Abwicklung ist dabei unverzichtbar, um den Wünschen Ihrer Kunden gerecht zu werden. Ein flexibles Zeiterfassungstool spielt hierbei eine große Rolle und ermöglicht allen Beteiligten eine effiziente Umsetzung.
Es ist für Berater und Ingenieure von großer Bedeutung, ihre Arbeitszeit schnell und einfach zu erfassen – unabhängig davon, ob sie als Festangestellte oder Freiberufler tätig sind und ob sie Deutsch sprechen oder nicht.
Auch wenn sie regelmäßig zwischen ihrem Büro, Home Office und den Kunden vor Ort pendeln oder sogar während der Zug- oder Flugreise arbeiten möchten, sollte die Zeiterfassung problemlos und reibungslos verlaufen.
Für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten bietet PACS passende Eingabeoberflächen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der PACS Mobile App, dem PACS Web Client oder dem Rich Client.
Die ideale Option hängt von den internen Geschäftsprozessen und Ihren persönlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ab. Wenn gewünscht, können Sie auch alle drei Oberflächen gleichzeitig nutzen. Dadurch können Mitarbeiter ihre Projektzeiten bequem und effizient erfassen.
Die PACS Projektzeiterfassung ist ein höchst flexibles Tool, das sich optimal an die individuellen Arbeitszeiten und Unternehmensvorgaben anpasst.
Projektzeiten flexibel und nach Ihren Unternehmensvorgaben erfassen
- Erfassung in Stunden oder Tagen
- Unterschiedliche Stunden- oder Tagessätze
- Zeiterfassung auf Projekte und Projektschritte mit individuellen Tätigkeitsbeschreibungen
- Arbeitsstunden an den Kunden verrechenbar, nicht verrechenbar oder teilweise verrechenbar
- Definition von Pflichtfeldern (Add-On Leistungseingabe-Prüfungen oder Budgetüberwachungen)
- Tätigkeitsnachweise auf Knopfdruck
- Einhaltung von gesetzliche Arbeits- und Pausenzeiten
- Geeignet zur Dokumentation von Arbeitszeiten, um die Anforderungen des Mindestlohngesetzes zu erfüllen (z.B. für Werkstudenten)
- Abwesenheitskalender mit Feiertagen, Urlaub, Gleitzeit, Krankheit
Halten Sie gesetzliche Vorgaben ein
Es ist für Sie wichtig, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur ihre Arbeitszeiten, sondern auch ihre Pausen dokumentieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen? Kein Problem!
Mit PACS können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter das Arbeitszeitgesetz einhalten. Außerdem können Sie auch die Arbeitszeiten dokumentieren, um den Nachweis des Mindestlohngesetzes zu erfüllen (z.B. für Werkstudenten).
Erfassen Sie Ihre Projektzeiten uhrzeitgenau über ZEITEN (Variante 1)
Erfassen Sie Ihre Projektzeiten uhrzeitgenau über ZEITEN-KW (Variante 2)
Nutzen Sie die erfassten Arbeitszeiten im Projektcontrolling
Die erfassten Projektzeiten können im Anschluss vielseitig genutzt werden. Beispielsweise verwendet der Projektleiter die Projektzeiten für die Überwachung seiner Projektbudgets (Projektverwaltung (Basis-Modul) und Projektplanung).
Das reibungslose Funktionieren eines jeden Projekts hängt maßgeblich von einer effizienten Koordination und einem präzisen Controlling ab. Hierbei kommt dem Projektcontrolling eine wichtige Rolle zu. Es bedarf einer ständigen Überwachung der Budgetübersichten aller Projekte und Mitarbeiter, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Das Backoffice nutzt die erfassten Zeiten, um eine korrekte Projektabrechnung inklusive dem Leistungsnachweis sicherzustellen.
Für den Mitarbeiter wiederum ist die Erfassung der Zeiten von zentraler Bedeutung, um eine transparente Darstellung der eigenen Arbeitszeit- und Urlaubskonten (Add-On) zu ermöglichen.
Einfacher Workflow für Urlaubsantrag & Genehmigung
Sie möchten erfasste Projektzeiten für Kundenprojekte freigeben oder Urlaubsanträge über PACS genehmigen? Mit dem Arbeiszeit- und Urlaubskonto (Add-On) kein Problem! Über einen definierbaren, maximal 3-stufigen Workflow können Sie dies in PACS abbilden.
Der Workflow umfasst alle Schritte von der Beantragung bis zur Genehmigung durch den direkten Vorgesetzten und die endgültige Zustimmung durch das Management.
Sie haben zusätzlich als Projektleiter oder Geschäftsführer die Möglichkeit, die Abwesenheiten und Urlaubspläne aller Mitarbeiter zu überblicken oder diese als Bericht auszudrucken.
Erstellen Sie hilfreiche Projektberichte
Dank des integrierten Reportaufrufs haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre erfassten Arbeitszeiten in Berichten einzusehen und auszudrucken – wahlweise in Deutsch oder Englisch.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, stets auf dem neuesten Stand zu sein und die aktuelle Lage Ihres Projekts im Blick zu haben. Durch die schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Abweichungen können Sie agil und flexibel handeln.
Unsere PACS Software bietet umfassende Unterstützung bei wichtigen Aspekten der kaufmännischen Projektverwaltung.
Unser Ziel ist es, dass jeder Nutzer stets den Überblick über seinen Verantwortungsbereich behält und dass Ihre Firma als Ganzes in der Lage ist, alle Projekte optimal zu steuern. Mit PACS sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Projekte erfolgreich zu managen!
Nutzen Sie das Arbeitszeit- und Urlaubskonto (Add-On)
Die Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre täglichen Arbeitszeiten zu buchen. Dabei werden die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden sowie die Feiertage und der jährliche Urlaubsanspruch in den Stammdaten hinterlegt.
Durch die Nutzung dieses Add-Ons können Sie jederzeit schnell und einfach den aktuellen Stand Ihres Arbeitszeit- und Urlaubskontos abrufen und behalten somit stets den Überblick.
Überblick über Arbeitszeiten und Urlaub behalten
- Individuelle Arbeitszeitregelungen für Voll- und Teilzeitkräfte
- Gleitzeit- und Überstundenkonto
- Arbeitsstunden und Arbeitstage pro Tag oder Woche
- Mit Gehalt abgegoltene Überstunden pro Woche oder Monat
- Regionsspezifische Feiertage mit vollen & halben Feiertagen
- Gleittage, Krankheit, Sonderurlaub & Urlaub
- Urlaubskonten & individueller Urlaubsanspruch
- Urlaubsantrag & Urlaubsgenehmigung mit Benachrichtigungsfunktion über das interne Benachrichtigungssystem und optional per E-Mail
Leistungseingabe-Prüfungen und Budgetüberwachung (Add-On)
Um ein aussagekräftiges Projektcontrolling und eine zeitnahe Projektabrechnung zu gewährleisten, sind aktuelle und präzise Daten von entscheidender Bedeutung.
Hierbei können Ihnen die PACS Eingabeprüfungen äußerst effektiv helfen. Sobald Sie bestimmte Projektbudget-Grenzen erreichen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.
Erstens können Warnungen erstellt werden und automatisch an Projektleiter und das zentrale Controlling per E-Mail gesendet werden.
Zweitens können Sie bereits bei der Erfassung von Zeiten, Reisekosten und Fremdleistungen die eingegebenen Daten auf bestimmte Kriterien prüfen lassen. In diesem Fall kann die Eingabe verweigert werden, falls die Kriterien nicht erfüllt sind.
Dadurch werden zukünftige Prüf- und Korrekturmaßnahmen vermieden und es führt zu einer deutlich höheren Konsistenz Ihrer Daten. Zusätzlich werden mögliche Budgetüberschreitungen für Projekte und/oder Mitarbeiter frühzeitig identifiziert und abgewendet.
Dies führt zu einer reibungslosen und erfolgreichen Durchführung von Projekten sowie einer effizienten Verwaltung von Ressourcen.
Überprüfen Sie Ihre Projektdaten
- Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten pro Arbeitstag
- Budgeteinhaltung je Projekt, Mitarbeiter und/oder Projektschritt: Beim Erreichen bestimmter Budgetgrenzen (bspw. 75% des Budgets) kann eine Meldung optional per Email an den Projektleiter und/oder das zentrale Controlling zugestellt werden.
- Überprüfung von Pflichteingaben (Schritt, Beschreibungstext, Ort, etc.)
- Plausibilitätsprüfungen (z.B. zur Vermeidung von Uhrzeit-Überschneidungen oder Falscherfassungen an Wochenenden, Feiertagen, etc.)
- Erfassungsobergrenzen (bspw. 8 berechenbare Stunden je Projekt pro Tag)
Vorgaben der Leistungserfassung einhalten
- Warnung: „Sie haben Zeiten auf einen Feiertag erfasst. Die Eingabe wird gespeichert. Korrigieren Sie die Eingabe ggf. über die Bearbeiten-Funktion.“
- Eingabeverweigerung: „Für das Projekt sind Schritte definiert. Bitte wählen Sie einen Schritt.“
- Aktivierung der Projektsperre: „Das Projektbudget ist nun ausgeschöpft. Das Projekt wird für die Erfassung weiterer Zeiten und Kosten gesperrt.“
