Reisekosten schnell erfassen und steuerlich korrekt abrechnen
Die Erfassung der zahlreichen Ausgaben, die auf Reisen anfallen und zudem steuerlich korrekt sein müssen, ist für Berater und Ingenieure eine Herausforderung, die sie gerne umgehen möchten.
Mit der PACS Reisekostenerfassung wird dieser Prozess jedoch vereinfacht und unterstützt. Sämtliche Reisekosten können direkt auf das entsprechende Projekt oder den Kostenträger gebucht werden, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Projekte handelt.
Eine automatische Ermittlung der Spesensätze und Abzugsbeträge erfolgt pro Reisetag unter Berücksichtigung der Dauer der Abwesenheit und des Zielorts (Inland oder Ausland).
Darüber hinaus werden sämtliche weiteren Ausgaben entsprechend der festgelegten Kostenarten (z.B. Hotel, Frühstück, Flug, Transportmittel, privater oder Firmenwagen) steuerrechtlich einwandfrei erfasst.
Somit müssen Sie lediglich einen einzigen Bericht aufrufen, um Ihre Reisekostenabrechnung jeden Monat zu generieren!
Reisekostenerfassung & Reisekostenabrechnung
- Reisekostenerfassung online & mobil
- Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck
- Eingabe des Brutto Ausgabebetrages (Automatische Ermittlung der Nettowerte)
- Automatische Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands nach deutschem und österreichischem Recht (Spesenpauschale bzw. Tagegeld mit Abzug Frühstück, Mittagessen, Abendessen für Inland & Ausland)
- An Ihren Kunden verrechenbar, nicht verrechenbar oder teilweise verrechenbar
- Belegnummer & Belegland (mit Unterscheidung Inland und Ausland wegen der Vorsteuerabzugsmöglichkeit)
- Von Ihrem Mitarbeiter bezahlt oder über die Firma direkt abgerechnet (via Kreditkarte)
- Reisekostenvorschüsse & Auszahlungsmarkierung
- Add-On Währungen & Wechselkurse: Spesen in beliebiger Belegwährung mit aktuellem Wechselkurs erfassen
Optimierte Bedienung für jeden Bedarf
Wenn Sie Ihre Reisekosten während einer Reise im Zug oder Flugzeug erfassen wollen, bietet sich die PACS Mobile App als ideale Lösung an. Alternativ können auch die Berater oder Ingenieure den PACS Web Client oder den Rich Client nutzen, um ihre Reiseausgaben einzutragen.
Die für Sie beste Einsatzvariante hängt von den intern definierten Prozessen und den eigenen Aufgaben & Verantwortungen ab. Ebenso können Sie aber auch alle drei Varianten parallel nutzen. Dabei hat jede Oberfläche seine speziellen Vorteile. So kann jeder Mitarbeiter die eigenen Reiseausgaben komfortabel & schnell erfassen.
Geben Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter frei
Sie haben erfasste Reisekosten und möchten diese nun freigeben? Kein Problem! Mit PACS können Sie einen individuell definierbaren Workflow nutzen, der aus maximal drei Stufen besteht.
Dieser Workflow beinhaltet alle notwendigen Schritte – von der Beantragung über die Genehmigung durch den direkten Vorgesetzten bis hin zur endgültigen Zustimmung durch die Buchhaltung oder das Management.
Sie können dann bspw. festlegen, dass nur die freigegebenen Kosten in Datev oder Ähnliches exportiert werden dürfen. So haben Sie stets den Überblick und können sicher sein, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.
Nutzen Sie die erfassten Reisekosten für weitere Zwecke
Die erfassten Ausgaben für eine Reise sind von entscheidender Bedeutung, denn sie dienen nicht nur als Grundlage für die Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters, sondern bilden auch die Basis für die Fakturierung an den Projektauftraggeber. Somit ist es wichtig, sämtliche mit der Firmenkreditkarte bezahlten Ausgaben auch präzise zu erfassen.
Als Ergebnis werden die Daten für unterschiedliche Zwecke genutzt: als Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter, als Detailnachweis zur Fakturierung gegenüber dem Kunden und zur Berücksichtigung im Projektcontrolling und Unternehmenscontrolling.
Kontrollieren Sie die Reisekosten der Mitarbeiter
Eine einwandfreie Abrechnung der Reisekosten, die von der Firma genehmigt wurden, ist unerlässlich. Um dies zu gewährleisten, können verschiedene Kontrollmechanismen implementiert werden.
Eine äußerst wirkungsvolle Hilfe bei der Überprüfung von Reisekosten bietet dabei die Verwendung von PACS Eingabeprüfungen. Durch diese kann die Freigabe verweigert werden, wenn Mitarbeiter bestimmte Kosten erfassen, die nicht den Vorgaben des Unternehmens entsprechen.
Zudem können Sie zum Beispiel Pflichtfelder zur Erfassung der Reisekosten definieren. Dadurch wird geprüft, dass zu den Reisekosten auch immer alle benötigten Daten angegeben werden.
Mehr Informationen zur PACS Eingabeprüfungen finden Sie auch unter der Projektzeiterfassung.
Weiterberechnung an Ihren Kunden & Export für die FIBU
Auch der Ablauf zur Weiterberechnung von Reiseausgaben an Ihren Kunden vereinfacht sich. Die auf den Projekten erfassten Kostenpositionen können Sie direkt über die integrierte PACS Projektabrechnung fakturieren. Im Rechnungsanhang werden diese bei Bedarf als Nachweis einzeln aufgelistet.
In einem nächsten Bearbeitungsschritt können Sie diese erfassten Reisekosten-Positionen (inkl. hinterlegter Kontonummern) zudem über die PACS Reisekosten-Exportschnittstelle so aufbereiten, dass sie direkt in der FIBU eingelesen werden können.
Die Projektprozesse der PACS Projektcontrolling und Projekt-ERP Software helfen allen Beteiligten und somit der Firma viel Zeit und Geld zu sparen! Zudem verbessert sich die Qualität & Aussagefähigkeit Ihres Projektcontrollings.
Erstellen Sie professionelle Berichte zu Ihren Reisekosten
In PACS sind alle Informationen stets auf dem neuesten Stand, perfekt abgestimmt und jederzeit direkt zugänglich. So haben Sie stets einen aktuellen Überblick über die Situation Ihres Projektes und können flexibel auf etwaige Abweichungen reagieren.
Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine erfassten Reisekosten direkt über den integrierten Reportaufruf in Form von Berichten einzusehen und auszudrucken – unabhängig davon, ob Deutsche oder Englisch.
Mit anderen Worten, die PACS Software unterstützt Sie in vielen Bereichen der kaufmännischen Projektverwaltung. Unser Ziel ist es, dass jeder Benutzer für seinen Verantwortungsbereich jederzeit den Überblick hat und Ihre Firma insgesamt alle Projekte besser steuern kann!
